Jdi na obsah Jdi na menu
 

Údržba a provoz sportovních a tělovýchovných zařízení

23. 2. 2008

Program VIII – Údržba a provoz sportovních a tělovýchovných
Vzhledem k tomu, že i kontrola Nejvyššího kontrolního úřadu na Českém svazu tělesné výchovy objevila určité nesrovnalosti v základních článcích – tělovýchovných a sportovních klubech – rozhodl výkonný výbor ČSTV, aby byla zpracována tato krátká příručka, která vysvětlí některé problémové otázky.

Na počátku je třeba říci, že některé činnosti mají různé souvislosti a různý režim, a to jak v oblasti použití a vyúčtování státního příspěvku, tak i ve výkaznictví, které je předkládáno TJ/SK prostřednictvím regionálních sdružení na Český svaz tělesné výchovy. Konečně je třeba konstatovat, že i když hovoříme o TJ/SK, máme na mysli i sportovní svazy, pokud využívají dotační prostředky tohoto programu.

Zásady MŠMT ČR – text a vysvětlení

Zásady MŠMT ČR jsou každoročně schvalovány poradou vedení, popř. jiným orgánem ministerstva, jakožto vůdčí myšlenka daného programu, a jsou uváděny na internetových stránkách ministerstva (www.msmt.cz).

  1. Cílem programu je, podle čl. II Zásad Programu VIII. podpora udržování a provozování sportovních a tělovýchovných zařízení. Sportovním zařízením se ve smyslu zákona o sportu rozumí objekt, pozemek, vodní plocha, budova nebo jejich soubor sloužící výhradně nebo převážně pro provozování sportu.

  2. Z Programu lze též žádat o podporu udržování technických prostředků, strojů a zařízení sloužících ke sportovní činnosti nebo o podporu udržování a provozování sportovních zařízení sloužících k přípravě reprezentantů a sportovních talentů, nicméně u těchto dvou dalších účelů jde o individuální rozhodnutí MŠMT ČR. U dotace, kterou dostává hromadně ČSTV a pak ji rozděluje do regionálních sdružení a svazů, se o tyto další účely nejedná.

  3. Program je směřován výhradně a pouze na občanská sdružení, která jsou založena a registrována ve smyslu zákona č. 83/1990 Sb. Adresátem tedy nemůže být žádná jiná právnická či fyzická osoba.

  1. Program je směřován na majetek, který je ve vlastnictví, výpůjčce či dlouhodobém nájmu občanského sdružení. Pojem vlastnictví nečiní v praxi žádných problémů. Jde o majetek, který je evidován na Katastru nemovitostí, např. majetek přešel do vlastnictví TJ/SK příslušným právním krokem (smlouvou kupní, smlouvou směnnou, rozhodnutím soudu či státního orgánu). Pokud jde o výpůjčku i nájem platí zásada, že musí jít o dlouhodobý, nepřerušovaný vztah k příslušné věci, smluvně zabezpečený na dobu minimálně 10 let, myšleno 10 let od poskytnutí dotace, tedy v aktuálním případě do konce roku 2018.

Nemůže jít tedy o vztah např. v případě, že TJ/SK sice dlouhodobě ví, že věc bude mít k dispozici, avšak v mezidobí tuto věc používá někdo jiný (např. sice ve smlouvě je určeno, že TJ/SK má tělocvičnu k dispozici každé úterý od 15 do 19 hodin, ale je zřejmé, že v jiný den ji má k dispozici někdo jiný). Naopak dlouhodobá výpůjčka či nájem se vyznačuje tím, že TJ/SK s ní může reálně disponovat, i když s některými omezeními, např. předchozím souhlasem vlastníka. Výpůjčka a většinou i nájem počítá s tím, že se TJ/SK výrazně podílí na nákladech provozu, údržbě, ale také na výnosech z případného podnájmu.

  1. Velmi frekventovanou otázkou je i problém, zda na majetek, na kterém vázne zástavní právo, může být poskytnuta příslušná dotace. Odpověď je následující. Pokud zástavní právo je směřováno na Český svaz tělesné výchovy, a to z důvodu, že na majetek byla poskytnuta státní dotace z  investičního programu, není žádného důvodu dotaci neposkytnout, protože jde o zástavní právo, které ochraňuje majetek před neschválenou dispozici. Takže platí, že ČSTV nebude nikdy zástavní právo uplatňovat, pokud nebude s majetkem nijak disponováno. V opačném případě, tedy když zástava je uplatněna jinou osobou, platí, že nejde použít prostředky na údržbu, protože se tím zástava zhodnocuje a možný zástavní věřitel by byl poskytnutím dotace zvýhodněn. Na druhé straně je možné příspěvek poskytnout na úhradu energií, pokud samozřejmě TJ/SK ještě s touto věcí disponuje. Aktuální stav nemovitosti ověříte na www.gov.cz „nahlížení do KN“. Současně doporučujeme, aby skutečnost, že na majetku není vázána žádná zástava, byla obsahem smlouvy mezi příslušným RS-OS ČSTV a dotčenou TJ/SK.

  1. Zásady také popisují způsob a časový harmonogram podávání a vyřizování žádosti. Není účelem tohoto metodického materiálu tuto věc rozvádět.

Rozhodnutí – vysvětlení pojmů

Po rozhodnutí o příjemcích dotace je MŠMT ČR zpracováno „Rozhodnutí“, které přesně popisuje způsob financování, způsob použití, způsob evidence a způsob vyúčtování této dotace. Platí tedy zásada, že Rozhodnutí upřesňuje, popř. přímo určuje rozsah použití Zásad programu, a to samozřejmě v užším slova smyslu, než byly stanoveny Zásady. Tento materiál je již zasílán z ČSTV dalším příjemcům dotace. Z toho plyne jednoznačné stanovisko, že teprve písemné rozhodnutí přesně stanoví účel prostředků, je tedy pro použití závazné. Je třeba si připomenout následující základní otázky:

Čas použití a dokladovost použití

  1. Dotace se poskytují podle splátkového kalendáře tak, aby mohly být využity do 31.12. příslušného roku. Za použití se považuje uhrazení příslušné částky z běžného účtu nebo v hotovosti, vždy prokazatelně do daného data, a to na základě daňového dokladu, jehož příjemcem je TJ/SK, která musí být přesně v dokladu označena. Za takové doklady není možné považovat doklady, které jsou směrovány např. na předsedu TJ/SK, na část TJ/SK (např. oddíl fotbalu) nebo dokonce na nějakou jinou osobu.

  1. Daňový doklad musí obsahovat všechny náležitosti, které určuje zákon o DPH ve svém ustanovení § 28. Jistě je možno použít i zjednodušený daňový doklad, popř. jiný doklad, ze kterého je však patrné, jaké plnění bylo poskytnuto a za jakou cenu s tím, že bude zřejmé, že cena byla zaplacena (např. kupní smlouva na dříví).

  1. Další zásadní otázkou je, jak postupovat při financování spotřeby energie, když na konci roku není k dispozici daňový doklad, ale pouze záloha na spotřebu. Především je třeba sdělit, že každý distributor se sice chová jinak, nicméně je ochoten daňový doklad zpracovat, a to buď na základě vlastního odečtu nebo na základě odečtu spotřebitele. Tento princip je třeba preferovat. Pokud TJ/SK vede jednoduché účetnictví, pak je možno uznat i zálohový doklad, neboť zaplacením takového dokladu vznikne TJ/SK povinnost dát zaplacenou částku do nákladů. V případě podvojného účetnictví (resp. správněji řečeno účetnictví) lze využít stavu, že jsou sice dodavatelem vystaveny tzv. daňové doklady pro účely DPH a současně vytvořit dohadnou položku. Musí však platit, že lze vyúčtovat pouze tolik, kolik činí záloha (zbytek je možné dopočítat do vlastních 30% stejně jako v případě, že dotace bude krýt spotřebu např. leden – září).

  1. Aby byl doklad průkazný, je třeba, aby doklad obsahoval popis dodávky či služby. Není možné uznat např. tyto texty :

  • na základě Vaší ústní objednávky účtujeme částku …

  • na základě dohody fakturujeme částku ….

Naopak je nutné, aby text (smlouva nebo přílohy) obsahoval zásadní skutečnosti, zejména :

    1. popis služby, aby bylo vyloučeno, že jde o investici, např. za práce na údržbě plotu, nebo udržovací práce na fotbalovém hřišti, apod.,

    2. soupis prací (nejlépe rozpis položek stavebního rozpočtu), aby bylo možné vyhodnotit rozsah prací a porovnat možnou cenu, tedy v podstatě určení jednotlivých prací, či spotřeby materiálu,

    3. uvést podle čeho byla stanovena cena, např. podle ocenění stavebních prací, speciální stavební ceníky, apod.

 

Výše dotace – vlastní prostředky

  1. Dotace se poskytuje tak, aby náklady, které pokryje dotace, byly maximálně ve výši 70% celkových nákladů. Zbývajících 30% musí vložit žadatel (TJ/SK). Příslušný podíl se zjišťuje u každé akce zvlášť. Objem min. 30% vlastních zdrojů platí nezpochybnitelně pro rok 2008, pokud by v tomto směru došlo k nějaké změně (viz usnesení 20. VH ČSTV), budeme Vás bezprostředně informovat.

  1. Za vlastní prostředky se považují především prostředky, které jsou získány TJ/SK z vlastní činnosti (např. členské příspěvky, tržby ze vstupného, apod.). Je také možno použít prostředky z výtěžku SAZKA a.s. (tzv. vlastní prostředky ČSTV).

  2. Za vlastní prostředky není možno považovat prostředky z jiných státních dotací. Proto např. nebude možno v roce 2008 takto využít státní dotaci na rozvoj tělovýchovy a sportu, která bude ČSTV a tím sdruženým subjektům v roce 2008 poprvé poskytnuta. Takové výslovné omezení může obsahovat i dotace z krajského úřadu či obce, nicméně platí, že pokud takové omezení není explicitně vysloveno, lze tyto zdroje za vlastní prostředky považovat.

 

Účetnictví

  1. Příjem i vydání je nutné sledovat odděleně od jiných příjmů a výdajů. Obecně platí,
    že každá dotace se sleduje odděleně, a proto lze doporučit větším TJ/SK vedení účetnictví, kterému se podle dřívějšího znění zákona říkalo podvojné zpracovávané na počítači, tak aby bylo možné úkol splnit.

  1. Na každý doklad je nutné uvést, že jde o doklad, který byl použit v souvislosti se státní dotací, a to tak, že bude čitelně nadepsán číslem „Rozhodnutí“.

  1. Vyúčtování se provádí na k tomu určených tiskopisech, které musí podepsat nejen zástupce statutárního orgánu, ale i zástupce kontrolního orgánu. Vyúčtování se provádí na základě pokynů vyšších složek ČSTV.

  1. TJ/SK musí zpracovat výroční zprávu, kde se uvede počet členů, rozvaha a výkaz zisku
    a ztrát. Tyto dokumenty patří k základní vybavenosti TJ/SK za každý rok, a proto jejich zpracování by neměl být žádný problém. Platí také, že tyto dokumenty mají trvalou archivní hodnotu, a proto jejich archivace je časově neomezená. Předkládací pořádek této zprávy pak stanoví podmínky využití dotace (v současné době se v případě, že dotace je poskytnuta prostřednictvím ČSTV, tyto podklady nikam nezasílají).

 

Veřejné zakázky

V případě využití státní dotace je nutné u rozsáhlejších akcí postupovat podle ustanovení zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (viz finanční limity v zákoně uvedené, např. § 12).

 

Účelové určení a podmínky použití

 

Obecně lze stanovit tyto podmínky :

  1. Dotace nesmí být použita zejména na pořízení investičního majetku, nesmí být také použita na modernizaci a rekonstrukce, příp. investice v hodnotě vyšší než 40 tis. Kč. Znovu připomínáme předcházející podmínku, a to přesné vymezení jednotlivých prací tak, aby nevznikla pochybnost, zda jde o údržbu či investici. V tomto je třeba upozornit i na novelu zákona o dani z příjmu, konkrétně ustanovení § 33a, kde je možné požádat finanční úřad o závazné posouzení, zda jde o modernizaci či rekonstrukci nebo údržbu (tzv. editační povinnost). Je třeba upozornit, že za tento úkon se platí poplatek ve výši 10.000,- Kč.

  1. Přesně jsou stanoveny účely, na které tuto dotaci lze poskytnout, a to :
    1. v rámci ČSTV v zásadě pouze na provoz a údržbu sportovního zařízení, za což se považuje objekt, pozemek, vodní plocha, budova nebo jejich soubor, sloužící výhradně nebo převážně pro provozování sportu. V tomto případě rozhodnutí odkazuje na znění zákona č. 115/2001 Sb., o sportu,

    2. u individuální dotace obdržené mimo rámec ČSTV přímým rozhodnutím MŠMT ČR také na mzdy

  1. Dotace nemůže být použita na vybavení kancelářským nábytkem a na pořizování a opravu techniky, která nesouvisí s účelem programu (např. počítač, mobil). Nesmí být použita také na zaplacení pojistného, daní (např. z nemovitosti), služebních cest pracovníků nad rámec organizačních povinností a výdajů na propagaci služeb (komerčně provozovaných).


Co je to údržba

Údržbou se rozumí pravidelná péče o majetek, která omezuje a zpomaluje následky opotřebení a zachování funkčnosti daného nemovitého předmětu, v našem případě tedy zejména budovy, pozemku, hřiště, apod. Údržbou je samozřejmě provádění velkých nátěrů, opravy nebo i výměna poškozených částí apod. Za velkou údržbu lze považovat i výměnu antuky v jarních měsících (tedy jedenkrát za rok), zásadní regeneraci trávníku po sezoně, apod. Při výměně je třeba dávat pozor, aby se nejednalo o tzv. technické zhodnocení (nástavby, přístavby, rekonstrukce, modernizace apod., popř. úpravy přesahující v jednom zdaňovacím období částku 40.000,- Kč – viz výklad JUDr. Pavla Pávka v TP č. 6/2003). Na fakturách často stavební firmy s oblibou uvádějí „za rekonstrukci“, což je třeba v případě, že se jednoznačně jedná o opravy a udržování, zásadně odmítnout. Prokazovat skutečnou náplň práce je povinností TJ/SK.

Pokud jde o energie, pak zcela evidentně k ní patří elektrická energie na svícení
a topení, plyn na topení, voda, včetně stočného, LTO a TTO na vytápění, apod.

Velmi častým dotazem je otázka, zda je údržbou také stříhání a kosení trávníků fotbalového hřiště, jeho dosévání po jednotlivých utkáních, nebo běžná výměna antuky na tenisových a volejbalových hřištích v průběhu roku, apod., popř. zda benzín či nafta používaná do sekaček na trávu je náklad na energie. Zde je třeba pochopit logiku státní dotace. Tato dotace nemá být používána na běžnou údržbu (v případě budovy jde např. o výměnu žárovek, kování, běžné opravy nátěrů, apod.), ale má zabezpečit zásadní údržbu, na kterou nemá TJ/SK popř. svaz dostatečné prostředky. Druhou skutečností je fakt, že státní údržba musí být vyúčtovaná prokazatelným způsobem. Právě tyto náklady je složitější prokazovat, protože spotřeba benzínu a nafty např. předpokládá vedení velmi podrobné evidence (provozní deník), která prokáže, že jde právě o spotřebu na tento účel. Bude tedy vhodné zvažovat náplň vyúčtování, popř. projednat s poskytovatelem (tedy regionálním sdružením pro TJ/SK a ČSTV pro svazy) možnost speciálního řešení, samozřejmě v rámci platných obecných zásad, přičemž taková to dohoda musí být písemná a doložitelná. Znamená to tedy, že pokud TJ/SK povede zcela přesnou a úplnou evidenci takto spotřebovaných PHM, - provozní deník sekačky, a příslušné RS – OS ČSTV tuto formu písemně schválí, či to vyznačí v uzavírané smlouvě o poskytnutí tohoto druhu příspěvku, lze tyto náklady pro účely údržby uznat. Současně však upozorňujeme, že také tyto provozní deníky a doklady budou v případě, že TJ/SK náklady PHM do sekačky předloží k vyúčtování, ze strany RK ČSTV kontrolovány.


Výkaznictví

Jak už bylo řečeno je třeba vést účetnictví v zákonné podobě a za dodržení podmínek výše uvedených. Výrazným problémem je však závěrečné výkaznictví, kterým se státu (ministerstvu) prokazuje použití dotace a v našem případě v rámci ČSTV je ještě položkou, z níž se vypočítává dotace na příští rok. Je tedy třeba postupovat podle následujících zásad.

  1. Do vyúčtování státní dotace (samostatný výkaz) je možné dát pouze takové náklady, které odpovídají rozhodnutí, v případě ČSTV jde tedy o tři výše uvedené účely, a to, materiál na údržbu a provoz nemovité věci (jak uvedeno výše jde o materiál na velkou údržbu), energie k zajištění provozu nemovitosti sloužící k sportovní činnosti (opět jde o faktické a prokazatelné náklady) a náklady na údržbu, prováděnou dodavatelským způsobem, nemovitostí v té části, která výhradně slouží tělovýchovným účelům.

  1. Pokud jde o účtování v běžném účetnictví, pak pro všechny tyto náklady je nutné zvolit analytickou evidenci. Ta by měla obsahovat samostatně vedené náklady, které byly vyúčtovány ve státní dotaci (ve výši dotace), dále samostatně vedené náklady, které jsou na stejné účely vynakládány z vlastních prostředků a konečně ty náklady, které s danou tématikou nesouvisí (např. sportovní činnost, apod.). Na jednotlivé účty analytické účty prvních dvou případech se budou uvádět tyto náklady :
    1. účet 501, pokud jde o materiál na provádění údržby,

    2. účet 502, pokud jde o náklady na elektřinu, plyn, vodné,

    3. účet 503, pokud jde o uhlí, LTO a TTO a ostatní energie,

    4. účet 511, pokud jde o dodavatelskou údržbu od jiného subjektu,

    5. účet 518, pokud jde o stočné za vodu, popř. poplatek za povrchové vody.

  1. Na „Výkazu ČSTV – Roční účetní výkaz“ z uvedených nákladů samostatně uvedete pouze takové výdaje, které jsou přípustné podle pravidel výše uvedených, a které lze vyúčtovat v rámci státní dotace, popř. v té části dotace, která je kryta vlastními prostředky a představuje minimálně 30% podíl vlastních prostředků, přičemž se jednoznačně stanoví :
    1. na ř. 19-23 se uvedou náklady účtů 501-503, a to náklady přípustné s tím, že nepřípustné náklady (náklady a spotřeba pro sportovní činnost vč. jejího materiálního zajištění, dále náklady na administrativní činnosti TJ/SK, popř. náklady na hospodářskou činnost) zůstávají na ř. 18 (platí tedy, že součet vyjmenovaných řádků bude nižší, než údaj na ř. 18),

    2. na ř. 25 a 27 se uvedou náklady účtů 511 a 518, a to náklady přípustné s tím, že nepřípustné náklady (opravy a revize např. dopravních prostředků, tělovýchovného nářadí, opravy administrativních potřeb, apod.) zůstávají na ř. 24, takže suma na ř. 24 je takřka vždy vyšší než součet řádků 25 a 27.

  2. V případě, že obdržíte dotaci nikoli prostřednictvím ČSTV, lze dát do vyúčtování pouze ty náklady, které byly v rozhodnutí poskytovatele dotace připuštěny, při dodržení všech ostatních zásad.

Je třeba upozornit na skutečnost, že revizní orgány ČSTV pravidelně kontrolují oprávněnost údajů na ř. 19-23 a 25 a 27 a v případě, že zjistí, že zde byl neoprávněně uveden nějaký náklad, je regionální sdružení postihováno sankcí.

Pro výkaznictví platí termíny odevzdání, které stanoví příslušný orgán poskytující dotace, stejně jako vzor formulářů, který nelze měnit.

V případě, že zjistíte, že státní prostředky nevyčerpáte povoleným způsobem, je třeba okamžitě o tom informovat svůj vyšší orgán, aby bylo možné prostředky využít jinde. Pokud to neuděláte do 15.11., pak by bylo třeba přebytečné prostředky odvést ještě v prosinci na účet ministerstva, který je v příloze rozhodnutí o dotaci uveden. Odvod provádí ten, kdo je v „Rozhodnutí“ uveden jako příjemce dotace.

Závěr

Tento metodický návod je upraven na základě připomínek Revizní komise ČSTV a některých dalších odborníků z Vašich řad. Liší se tedy od prvního znění, které bylo distribuováno na regionální orgány ČSTV v březnu 2008 a v téže době publikováno na webových stránkách ČSTV. Návod byl zpracován proto, aby nedocházelo ke zbytečným nedorozuměním při následných kontrolách.


 

Pokud budete mít jakoukoliv nejasnost, je možné se obrátit na tyto pracovníky ČSTV:

JUDr. Pavel Pávek, e-mail – pavek@cstv.cz

Ing. Monika Chadimová, e-mail – chadimova@cstv.cz

Dana Boučková, e-mail – bouckova@cstv.cz.

Je samozřejmě možné také telefonovat, ale je vhodnější poslat e-mail s tím, že pokud nebude dostatečně přesný, zaměstnanec ČSTV se s Vámi spojí. Ne vždy je zaměstnanec přítomen a Vám tak vznikají zbytečné náklady.


 

JUDr. Pavel Pávek,